VENTREX Automotive GmbH

VENTREX entwickelt und produziert hochwertige Produkte der Kompressor- und Ventiltechnik für die Automobilindustrie und garantiert Innovation und Qualität auf höchstem Niveau. Sitz, Entwicklung und Produktion des weltweit operierenden Unternehmens liegen in Graz, Österreich.

Anwendungstopologie

Das Unternehmen VENTREX Automotive nutzt

JET Workplace DMS

JET Workplace ECM

Bestehende Integrationen zu den Systemen:

	Infor M3 ERP Suite (ERP Software der Fa. Infor GmbH) Automatische Beschlagwortung der Belege in JET Workplace DMS (Auftragsdaten) Überleitung der vorerfassten Belege an die Buchhaltung Abgleich der Kunden- und Lieferantenstammdaten
	Microsoft Exchange (Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software der Fa. Microsoft) EMail Archivierung Kontaktsynchronisation Aufgaben- und Terminsynchronisation

Anwendungsfälle zu JET Workplace

1. Rechnungsprüfung inkusive Workflow

Durch die JET Workplace Rechnungsprüfung wurde ein integrierter Prozess zwischen JET Workplace und Infor M3 implementiert.
Beginnend vom Rechnungsscan bis hin zur Zahlungsfreigabe werden folgende Bereiche durchlaufen:

• Rechnungsscan

  Im Zuge des Scans wird die Rechnung mit Hilfe von OCR-Mechanismen mit Text überlagert und anschließend mit den Auftragsdaten abgeglichen.
  Mit den gewonnenen Informationen wird das Rechnungsdokument automatisiert beschlagwortet.

• Workflow

  Durch die Initiierung des Rechnungsworkflows werden die zuständigen Mitarbeiter zugeordnet und gleichzeitig per Mail verständigt. Die einzelnen im Workflow getätigten Bearbeitungsvorgäne werden im Workflowverlauf gespeichert und sind jederzeit ersichtlich. Je nach aktuellem Status des Workflow Prozesses sind unterscheidliche Folgeaktionen möglich (Tasten über dem Workflow)
  
   

• Eventuelle manuelle Korrekturen

  Der zuständige Mitarbeiter führt noch eventuelle Korrekturen in der Beschlagwortung durch (z.B. bei einer Rechnungsaufteilung).
   

• Automatische Rechnungsprüfung

  Erst wenn die Daten der Rechnung mit dem zugehörigen Auftrag im ERP System zusammenpassen, kann diese an die Buchhaltung übergeben werden.
  
   

• Überleitung an die Buchhaltung

  Durch JET Workplace wird ein fertig vorbereiteter Buchungssatz in Infor M3 erstellt und steht dort zur Buchung bereit.

2. Prüfanweisungen

Durch JET Workplace SmartDocuments wurden Prüfanweisungen direkt in Microsoft Office integriert. Mit Hilfe einer MS Word Vorlage wurde das Design des Dokuments festgelegt.
Der Benutzer füllt die Eingabemaske aus, dadurch wird automatisch das Word Dokument befüllt. Tipp- und Datenfehler werden dabei vermieden.
Trotzdem besteht die Möglichkeit, einzelne Bereiche (z.B. eine Bemerkung) im Dokument zur Bearbeitung freizugeben.

Für die Umsetzung der Prüfanweisungen wurden einige Erweiterungen benötigt:

• Zugriff auf Artikelstammdaten des ERP
• Listenansicht aller im DMS vorhandenen Dokumente welche den aktuellen Artikel betreffen
• Internes Verteilungssystem
• Workflow für den Freigabeprozess

3. Telefonie

Mit JET Workplace Telefonie wurde an Skype4Business angebunden um Informationen über den Anrufer bereitzustellen.
Bei eingehenden Anrufen öffnet sich ein Popup mit dem Kontaktprofil des Anrufers (Name, Position, Unternehmen)
Außerdem kann per Knopfdruck sofort das komplette Profil geöffnet werden oder ein Bericht (z.B. Ticket erstellt werden).

4. MS Exchange Synchronisation

Durch die Anbindung an MS Exchange wurden zwei automatisierte Prozesse geschaffen:

• EMail Archivierung

  Definierte Postfächer (oder auch einzelne Ordner) werden überwacht und deren EMails in JET Workplace DMS archiviert.
  Das archivierte EMail wird danach optional im Exchange Ordner gelöscht.

• Kontaktsynchronisation

  Durch die Kontaktsynchronisation werden Dubletten vermieden und es erfolgt eine zentrale Kontaktpflege in JET Workplace CRM.
  Eine einfache Zuordnung der Mitarbeiter steuert die Verteilung der Kontakte und kann jederzeit geändert werden.
  Somit ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter, ihren jeweiligen Projekten und Zuständigkeiten entsprechenden, ü die benötigten Kontaktinformationen verfügen.